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Efficienza e efficacia

15 febbraio 2010
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Nei momenti di crisi (e non c’è dubbio che la Sapienza e l’università italiana ne stia vivendo una) si razionalizzano e si ottimizzano le risorse.

Tralasciamo i problemi strettamente sindacali e le conseguenze sulle condizioni di lavoro (diminuzione degli straordinari, controlli più rigorosi, aumento di carichi di lavoro eccetera).

Dal punto di vista dei servizi c’è un aumento di efficienza (capacità di ottenere un risultato con il minimo di risorse).

Ma c’è un problema:

l’aumento di efficienza non corrisponde necessariamente ad un aumento dell’efficacia (la capacità di raggiungere con successo gli obiettivi prefissati). Ad esempio il grado di soddisfazione degli utenti, il miglioramento delle procedure…

In questo contesto i processi lavorativi raggiungono la massima efficienza con la minima (o nulla) efficacia.

L’efficacia si avvantaggia del surplus di risorse che l’organizzazione mette in circolo e anche del tempo per gestire conflitti. Elementi (risorse aggiuntive e tempo) che mancano proprio nei momenti di crisi.

Un problema reso ancora più drammatico dal fatto che mentre l’efficienza è valutata al momento (rispetto delle scadenze, risparmio sui costi) l’efficacia può essere valutata ex-post.

Prendiamo l’esempio dell’Informatica.

  • Un tecnico informatico con meno straordinari e meno incentivi economici sarà scarsamente motivato – e avrà meno tempo – per sperimentare soluzioni e progetti.
  • Riduzione dei contratti di collaborazione e di contratti a tempo determinato  con figure e professionalità medio-alte non presenti nell’organico
  • Gestire un team di persone brillanti e innovative è complicato e richiede un grande sforzo e un grande spreco di risorse (anche psicologiche) da parte del management.
  • Soluzioni, prodotti e progetti di outsourcing costosi non possono essere né pianificati né previsti – neanche nel lungo periodo.

Come affrontare il problema?

Anzitutto non adottando comportamenti autoritari e repressivi ma avere il coraggio di chiamare la comunità universitaria ad uno sforzo comune di entusiasmo e inventiva (senza paternalismi).

Scompaginare le carte mettendo in rete tutte le risorse e le capacità presenti in ateneo (con il coraggio di affrontarne gli inevitabili conflitti).

Utilizzare risorse e sistemi liberamente (e gratuitamente) disponibili in Rete (un professore che utilizza un blog per assistere gli studenti nelle operazioni di prenotazione esami, comunità di pratiche che aiutano i colleghi a gestire la progettazione di siti web, social network, piattaforme web2.0, forum che assistono e dialogano con gli studenti).

Valorizzare l’elemento della reputazione e del prestigio di tutte le persone impegnate alla soluzione dei problemi.

Abbiamo sentito in questi mesi che le crisi possono essere trasformate in opportunità: la prima regola è crederci.

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  1. Ringraziare i senza nome « Web Sapienza

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